財団法人 稲垣小太郎記念奨学財団

個人情報の保護に関する諸規定

・個人情報保護規定
・個人情報保護方針
・個人情報保護管理要領

財団法人稲垣小太郎記念奨学財団
個人情報保護規定

第1章 総則

(目的)
第1条
この規定は、財団法人稲垣小太郎記念奨学財団(以下、財団という)が有する個人情報につき適正な保護を図ることを目的とする。
(定義)
第2条
本規定における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)個人情報
財団の奨学生に応募した者及び奨学生並びに奨学生であった者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を認識できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)
(2)本人
個人情報によって識別される特定の個人
(3)従業者
財団の組織内でその指揮監督を受け、個人情報の取扱いに従事する者
(4)個人情報保護管理要領
財団が保有する個人情報を保護するための実施細則
(5)個人情報保護管理者
個人情報の保護に関する総括的責任と権限を有する者
(6)理事長
財団理事長
(7)監査人
理事長より任命された者であって、公平かつ客観的な立場にあり、監査の実施及び報告を行う者
(適用範囲)
第3条
本規定は、財団の従業者に対して適用する。
2
個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合も、この規定の趣旨に従って、個人情報の適正な保護を図るものとする。

第2章 個人情報の取得

(個人情報取得の原則)
第4条
個人情報の取得は、利用目的を明確にし、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行なうものとする。
2
個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によるものとする。
(特定の機微な個人情報の取得の禁止)
第5条
次の各号に掲げる特定の機微な個人情報を取得してはならない。ただし当該情報の収集、利用又は、提供についての本人の明確な同意がある場合又は法令に特段の規定がある場合、もしくは司法手続き上必要不可欠である場合はこの限りではない。
(1)思想、信条及び宗教に関する事項
(2)人種、民族、門地、身体・精神障害、犯罪暦、その他社会的差別の原因となる事項
(取得の手続)
第6条
財団諸規定に定められた個人情報以外に新たに個人情報を取得する場合には、あらかじめ、個人情報保護管理者に利用目的及び実施方法を届け出、承認を得るものとする。
(本人から直接に個人情報を取得する場合の措置)
第7条
本人から直接に個人情報を取得する場合は、本人に対して、次の各号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知するものとする。
(1)個人情報保護管理者の氏名又は職名、及び連絡先
(2)個人情報の取得及び利用目的
(3)個人情報の開示を求める権利、及び開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正又は削除を要求する権利の存在、ならびに当該権利を行使するための具体的な手続き
(本人以外から間接的に個人情報を取得する場合の措置)
第8条
本人以外から間接的に個人情報を取得する場合は、前条第1号乃至第3号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって本人に対して通知し、又は公評するものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
(1)本人の同意を得ている者から取得する場合
(2)本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない場合

第3章 個人情報の移送・送信

(個人情報の移送・送信の原則)
第9条
個人情報の移送・送信は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第4章 個人情報の利用

(個人情報の利用の原則)
第10条
個人情報は、利用目的の範囲内で、具体的な権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。
(個人情報の目的外の利用)
第11条
利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、第7条第1号乃至第3号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって本人に通知し、本人の事前の同意を得るものとする。
2
利用目的の範囲を超えて個人情報を利用するために本人の同意を求める場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
(個人情報の共同利用)
第12条
個人情報を第三者との間で共同利用する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第13条
個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、別途、当該第三者と秘密保持契約を締結し、この規定に基づく個人情報の管理について徹底するものとする。

第5章 個人情報の第三者提供

(個人情報の第三者提供の原則)
第14条
個人情報は、法令に定める場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。
2
個人情報を第三者に提供する場合には、第7条第1号乃至第3号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
3
前項にもとづき個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。

第6章 個人情報の管理

(個人情報の管理に原則)
第15条
個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
(個人情報の安全管理対策)
第16条
個人情報保護管理者は、個人情報に関するリスク(個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩など)に対して、必要かつ適切な安全管理対策を講じるものとする。

第7章 個人情報の開示、訂正、利用停止、消去

(自己情報に関する権利)
第17条
本人から自己の個人情報について開示を求められた場合は、合理的な期間内にこれに応じるものとする。
2
前項にもとづく開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応ずるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
(自己情報の利用又は提供の拒否)
第18条
本人から自己の情報について利用又は第三者への提供を拒否された場合は、これに応じなければならない。ただし、法令にもとづく場合は、この限りでない。

第8章 個人情報の消去・廃棄

(消去・廃棄の手続き)
第19条
個人情報の消去及び廃棄は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。

第9章 組織及び体制

(個人情報保護管理者等)
第20条
個人情報保護管理者は、財団の事務局長をもって充てることとする。
2
個人情報保護管理者は、理事長の指示及び本規定に定めるところにもとづき、個人情報保護管理要領を作成し、周知徹底を行うとともに、個人情報の適正な収集、管理を通じて個人情報の保護を図る責任を負うものとする。
(監査)
第21条
理事長は、監査人を任命することができ、監査人に対して財団における個人情報の管理が本規定に従い適正に実施されているかにつき必要に応じ監査を行わせるものとする。
2
監査人は、監査計画を作成し、実施するものとする。
3
監査人は、監査の結果につき監査報告を作成し、理事長に対して報告を行うものとする。
4
理事長は、財団における個人情報の管理につき本規定及び個人情報保護管理要領に違反する行為があった場合には、個人情報保護管理者及び関係者に対し、改善指示を行うものとする。
5
前項にもとづき改善指示を受けた者は、速やかに改善措置を講じ、その内容を監査人に報告するものとする。
6
監査人は、前項によりなされた改善措置を評価し、理事長及び個人情報保護管理者に対して報告するものとする。
(報告義務及び罰則)
第22条
本規定及び個人情報保護管理者要領に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
2
個人情報保護管理者は、違反の事実が判明した場合には、遅滞なく理事長に報告し、かつ、関係部門に適切な措置を行うよう指示するものとする。

第10章 雑則

(見直し)
第23条
個人情報保護管理者は、監査報告書及びその他の運営環境などに照らして、適切な個人情報の保護を図るために、定期的に、本規定及び個人情報保護管理要領の見直しを行うものとする。
附則
この規定は、平成17年4月1日から施行する。

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財団法人稲垣小太郎記念奨学財団
個人情報保護方針

財団法人稲垣小太郎記念奨学財団(以下「財団」という)は、財団の事業活動を通じて得た個人情報の保護に努めることを社会的責務と認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の取得について
財団は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。具体的には、財団が奨学生の募集・選考などの過程で、書面、電子媒体等を介して収集した奨学生に関する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、通学学校名、生年月日その他の記述により当該個人を識別できるもの(当該情報では識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含みます)を個人情報保護の対象範囲とします。
2.個人情報の利用について
(1)財団は、財団の活動の過程で収集した奨学生に関する個人情報を、財団の会報、パンフレット、奨学生に対する通信などで使用する目的の範囲内で利用させていただきます。
(2)財団は、個人情報を第三者との間で共同利用し、又は個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。
3.個人情報の第三者提供について
財団は、法令に定める場合を除き、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく第三者に提供いたしません。
4.個人情報の管理について
(1)財団は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理いたします。
(2)財団は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などを防止するため、適正な情報セキュリティ対策を講じます。
(3)財団は、外部への持出しにより個人情報を漏洩されません。
5.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去について
財団は、本人が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には、誠実に対応します。
6.組織・体制
(1)財団は、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施いたします。
(2)財団は、個人情報の保護及び適正な管理方法についての規定及び要領等を作成するなどして、職員の個人情報の適正な取扱いを徹底いたします。

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財団法人稲垣小太郎記念奨学財団
個人情報保護管理要領

財団法人稲垣小太郎記念奨学財団個人情報保護規定(以下「保護規定」という)第20条第2項の規定にもとづき、財団法人稲垣小太郎記念奨学財団個人情報保護管理要領(以下「管理要領」という)を次のように定める。

  1. 保護規定第7条、第8条、第14条、第17条及び第18条にもとづく個人への対応については、原則として、事務局長が行うものとする。
  2. 財団法人稲垣小太郎記念奨学財団(以下「財団」という)の奨学生の募集に当たり、保護規定第7条にもとづき、応募者に対し、別紙の財団個人情報保護方針を手交するとともに、書面で、個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先(電話及びＦＡＸ番号、必要に応じてＥメールアドレス)を伝えるものとする。
  3. 財団奨学生に係る個人情報は、原則として別表第1欄に掲げる書類を別表第2欄の管理者が、それぞれ管理するものとし、それらの書類の保存期間は、別表第3欄のとおりとする。
附則
この要領は、平成17年4月1日から施行する。

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別表


奨学生に関する情報の管理について
<第1欄>保管書類 <第2欄>管理者 <第3欄>保存期間
すべての応募者のうち、選考に残らなかった者の応募書類 事務局長 原則として4月1日で破棄
予備予定者の応募書類 事務局長 原則として4月1日で破棄
応募から採用までの過程でデータベース化したもの及び書面化したもの(個人名、個人の住所等は未掲載・応募状況等) 事務局長 原則として5年間保存
採用された者の応募書類 事務局長 最終選考後10年間保存その後廃棄
奨学生予定者のうち採用者以外の応募書類 事務局長 最終選考後1年間保存その後廃棄
第1期から現在までの奨学生のデータベース(奨学生番号・氏名・出身高校・大学名・学部・男女別) パソコン内に保管 永久保存
卒業生名簿(各年別、奨学生番号・氏名・大学名・卒業時の住所・勤務先) 事務局長 永久保存
在学生名簿(各年別)及び生活状況報告書・成績証明書(奨学生番号・氏名・在学大学・出身高校・現住所) 事務局長 在学中(最長6年)

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